Hasznos eszközök a riportáláshoz
A táblázatkezelőknek számos előnye van, a felhasználók számára már jól ismert, könnyen lehet változtatni az adatokon és képleteken, a működése jól átlátható (ha nem használunk túl sok makrót). Hozzá lehet adni grafikonokat, használhatunk előre definiált sablonokat (ezeket letölthetjük a Google Marketplace-ről vagy a Microsoft megfelelő oldaláról).
Könnyű adatbevitel
A táblázatkezelővel könnyen lehet nagyobb adatmennyiségeket bevinni. Általában Excel fájlokat használnak a pénzügyi adatok, táblázatok partnerekkel való megosztására. A Google Sheets is képes excel formátumban adatokat exportálni. Lehet adatokat importálni excel és csv fájlokból, de bizonyos adatbázisokból is mindkét termék esetén.
Vizuális elemzés
A pénzügyi elemzésnek vagy riportnak nem kell feltétlen csak táblázatokból és különböző számviteli mutatókból állni. Az Excelben és a Google Sheetsben is sokféle grafikont lehet létrehozni, egy dashboardot kialakítani, ami mutatja mi történik az üzletben.
Hatékony képletek és makrók
A képletek és függvények hatékonyan gyorsítják a riportkészítés és elemzés folyamatát. Tegyük fel, hogy egy bankszámlakivonatot szeretnénk megvizsgálni és meghatározni, mennyit költött a cég raktárkészletre. A vonatkozó tételek számológépes összeadása helyett használhatjuk a SUMIF (SZUMHA) függvényt, hogy csak a készlet kategóriába eső sorokat adja össze.
A bonyolultabb problémák megoldását is támogatják a komplex függvények vagy makrok (szkriptek) és a segítségükkel sok órányi manuális munkát lehet megspórolni. Ezekkel az algoritmusokkal sokféle feladatot automatizálhatunk (formázás, szűrés, statisztikai elemzések, stb.)
Pivot táblák
Talán a pivot táblák jelentik a legnagyobb segítséget a riportolásnál. Nagyon hatékony eszközt jelentenek az adatok átrendezésére, aggregálására és jobban érthető formára hozására. Nagyon rugalmas eszköz, ha tudjuk, hogyan használjuk.
Feldolgozhatunk vele bankszámlakivonatokat, amelyek időrendi sorrendben sorolják fel a tranzakciós tételeket, de egy ilyen hosszú lista nem sokat segít megérteni, hova is ment el a pénz az adott időszakban. Egy pivot tábla segítségével kategorizálhatjuk és összesíthetjük a bevételeket és kiadásokat. Az egyes kategóriákba tartozó tételeket egy sorba összesíti, így mutatja, hogy a cég mennyi bevételt szerzett és mennyi készletet vásárolt az adott időszakban. A végösszeg pedig mutatja, hogy mennyi volt a cég nettó jövedelme az adott időszakban.
A fenti példa csak egy hónapnyi tranzakcióval számol, de ugyanígy feldolgozható egy évnyi tranzakció is a pivot tábla segítségével. A hónapokat oszlopokba lehet rendezni, hogy jobban követhessük a pénzáramlást a cégnél. Ez már órákba telne kézzel, de percek alatt megcsinálható egy pivot tábla alkalmazásával.
Biztonságos adattárolás
Az érzékeny pénzügyi vagy személyes információkat jelszóval / megfelelő jogosultságokkal kell védeni. A Google Sheets esetében jogosultságokat lehet rendelni a fájlokhoz, hogy ki nézheti meg, ki szerkesztheti, és a felhő gondoskodik a biztonságok tárolásról. Ha nem akarjuk online tárolni a fájlokat, akkor érdemes egy biztonsági mentést készíteni.
Táblázatok a kisvállalati számvitelben
Az Excel vagy Google táblázatok a kisvállalati számvitel számos területen jól használhatók.
Költségvetés-tervezés
Bár ezt több pénzügyi szoftver is támogatja, de a táblázatkezelők egyszerű, mégis rugalmas alternatívát jelentenek.
Letölthetjük a számvitel szoftverből az eredménykimutatást excel formátumban. Hozzáadhatjuk a hónapokat az oszlopokhoz a tervezési időszakra, aztán kitölthetjük ezt a táblázatot az általunk tervezett számokkal. Bonyolultabb cégeknél kisebb rész-költségvetéseket készíthetünk az egyes részlegekre, majd ezek összesítésével előállíthatjuk a céges költségvetést. A tervezésnél jól jöhetnek a képletek, arányok, és könnyen ellenőrizni lehet, hogy a megfelelő sorokat helyesen adjuk-e össze, vonjuk-e ki, stb.
Jó gyakorlat a fix számok “beégetésének” elkerülése, ahol lehetséges. Tegyük fel, hogy a következő évre készítjük a költségvetést és 12 dolláros óradíjjal tervezzük az alkalmazottak fizetését. Később kiderül, hogy a törvényi előírások változása miatt ezt 15 dollárra kell emelnünk, ha ezt az óradíjat egyetlen cellába vittük fel és később a képletekben erre hivatkozunk, akkor másodpercek alatt át tudjuk írni ezen az egy helyen, és automatikusan frissülnek a számok. Ha mindenhol egyenként beírtuk volna ezt a számot, akkor sok helyen kellene átírni, ami jóval tovább tart és könnyű hibázni.
Költségkimutatások
A költségtérítéseknél a munkavállalóktól be kell kérni a számlákat, nyugtákat és egy összesítőt, ami felsorolja a költségtételeket. Több száz ilyen sablon elérhető online, ezeket könnyen a saját cég működésére lehet szabni és kialakítani egy hatékony folyamatot a kollégák számára.
Vevőkövetelések és szállítói tartozások
Sok cég táblázatokban követi, hogy kinek tartozik és ki tartozik neki.
A pénzforgalmi szemléletű könyvelés esetén a bevételek és a költségeket csak akkor rögzítik, ha megtörtént a pénzmozgás. Egy táblázatban jó lehet követni a vevői számlatartozásokat vagy a még ki nem egyenlített szállítói számlákat (a fizetési határidőig), mert a nem fizetett számlák nem kerülnek be a számviteli nyilvántartásba.
Az eredmény szemléletű számvitel esetén a bevétel megtermelésekor vagy a költség felmerülésekor bekerülnek az adatok a könyvelésbe, de itt is követni kell, hogy melyik számla mikor került fizetésre.
Banki egyeztető ellenőrzések
A banki egyeztető ellenőrzések a bankszámlakivonat és a számviteli adatok összehasonlítását jelentik. Legegyszerűbb esetben a két adatforrásból származó tételeket egymás mellé másolhatjuk, és könnyen összehasonlíthatjuk. Csak letöltjük a számviteli adatokat a főkönyvből, a bankszámlakivonatot a banki rendszerből, és egymás mellé másoljuk egy táblázatkezelőben, ezután viszonylag gyorsan összepárosíthatjuk a kapcsolódó tételeket.
