Eredménykimutatás és profitráta
A legfontosabb kimutatás az eredménykimutatás, ez megmutatja mennyi profitot termel a vállalkozás egy adott időszakban, de azt is, hogy mire mennek el a költségek, honnan jönnek a bevételek, ha jól ki van alakítva a számlatükör. Ezt a kimutatást legalább havonta érdemes átnézni, megvizsgálni a trendeket, összehasonlítani az előző hónapokkal vagy az előző év hasonló időszakával. Jól mutatja, hogy a vállalkozás melyik része működik megfelelően és melyik nem, mire érdemes jobban odafigyelni.
A profitráta lényegében azt mutatja, hogy egységnyi bevételből mekkora profitot generál a vállalkozás. A profitráta az eredménykimutatás számaiból könnyedén számítható. Ez a szám lényegesen eltér iparágról iparágra, de szezonálisan is változik, ezért érdemes lehet követni az időbeli alakulását negyedévente, összehasonlítani hasonló cégekkel. Az érték ismeretében lehet alakítani az árazást, a költségeket és az értékesítési tevékenységeket.
Mérleg
A mérleg egy pillanatfelvétel a vállalkozás eszközeiről és forrásairól (mi van a tulajdonában és mivel tartozik). Eszköz oldalon az ingatlanok, gépek és a pénzeszközök, bankszámlák, illetve a vevői követelések a legfontosabb elemek. A források közé tartoznak a bankhitelek, szállítói tartozások, de itt van a saját tőke és az eredménytartalék is.
Fontos szempont még, hogy a rövid távú követeléseknek, pénzeszközöknek egyensúlyban kell lenniük a rövid távú kötelezettségekkel, hogy a vállalkozás likvid maradjon.
Árbevétel vevőnkénti bontásban
Ahogy követni kell, hogy ki tartozik a vállalkozásnak, úgy érdemes azt is követni, hogy melyik vevőktől származik a legtöbb bevétel egy adott időszakban. A visszatérő vevőktől származó bevétel sok iparágban meghatározó, ezért a minőségi ügyfelekkel jó kapcsolatot kell kiépíteni, hogy megbízható és jövedelmező bevételi forrássá váljanak.
Nem szabad azonban túl nagy arányt engedni egyetlen bevételi forrásnak, egy kulcsvevőnek sem, mert ez kockázatot jelent. Gondoljunk arra, ha például egy vevő távozása tönkretenné a céget, mert annyira tőle függ a működés. Ezért egészségesen diverzifikált vevői portfóliót kell kiépíteni. Ezt segíti az a riport.
Korosított vevői követelések
A termék eladása, szolgáltatás nyújtása és a számla megküldése után még be is kell folynia az összegnek. A korosított vevői követelések riport azt mutatja, hogy melyik vevői számla hány napja járt le, pl. 1-30, 31-60, 61-90, 90+ napja lejárt számlák összege egy-egy vevőre vagy az egész vevőállományra nézve. Ez segít figyelemmel kísérni, hogy mely vevők késnek állandóan a számla fizetésével, mekkora a kintlévőségek összege, stb.
A nem jól menedzselt vevők követések a cash flow és likviditási problémák legfőbb okai a kisvállalkozásoknál. A további szolgáltatások végzésének vagy az áruszállításoknak a leállítása egy ponton nélkülözhetetlen lépés a saját vállalkozás pénzügyi érdekeinek a megvédéséhez. Ezek a riportok könnyen automatizálhatók a számvitel és banki adatok alapján, és érdemes hetente lefuttatni, hogy a cég aktívan menedzselhesse a “behajtási” folyamatot.
Korosított szállítói tartozások
A korosított szállítói tartozások azt mutatja, hogy a vállalkozás mely szállítóknak és mennyivel tartozik, illetve mióta. A határidőn túli fizetések tönkretehetik az üzleti kapcsolatot, késedelmi kamatokhoz és plusz költségekhez vezethetnek. Ezt a riportot is érdemes hetente megnézni, hogy a vállalkozás időben fizessen, vagy nehézség esetén időben kommunikáljon a szállítókkal.
Átlagos vevői fizetési idő napokban vs. átlagos szállítói tartozások fizetési idő napokban
Az átlagos vevői fizetési idő napokban azt mutatja, hogy átlagosan hány nap alatt kapja meg a vállalkozás az általa nyújtott termékek/szolgáltatások ellenértékét, míg az átlagos szállítói tartozások fizetési ideje napokban azt mutatja, hogy átlagosan hány napon belül fizeti ki a szállítóit. A két érték hányadosa meghatározó a likviditás szempontjából. Ez a riport segíthet a rövid távú követelések és kötelezettségek egyensúlyba hozásánál.
A hányados jelentősen eltérhet az egyes iparágakban, ezért érdemes hasonló cégekhez hasonlítani, illetve a korábbi időszakokban fennálló saját értékekhez. Bizonyos időszakonként érdemes megvizsgálni a trendeket, és ahhoz igazítani a tevékenységeket, például megváltoztatni a fizetési határidőt a vevőknél, szállítóknál, rugalmasabb opciókat kérni, gyorsabban számlázni.
