Erfolgsrechnung und Profitrate
Die wichtigste Aufstellung ist die Erfolgsrechnung, sie zeigt, wie viel Gewinn das Unternehmen in einer bestimmten Periode erwirtschaftet, aber mit einem gut organisierten Kontenplan, auch wohin die Kosten gehen, woher die Einnahmen kommen. Es lohnt sich, dieser Bericht mindestens monatlich zu überprüfen, Trends zu untersuchen und mit den Vormonaten oder dem gleichen Zeitraum des Vorjahres zu vergleichen. Dadurch kann man gut sehen, welcher Teil des Geschäfts richtig funktioniert und welcher nicht, wo es sich Lohnt, mehr Aufmerksamkeit zu schenken.
Die Profitrate zeigt im Wesentlichen, wie viel Gewinn das Unternehmen pro Umsatzeinheit erzielt. Die Profitrate kann einfach aus den Gewinn- und Verlustrechnungsnummern berechnet werden. Diese Zahl variiert erheblich von Branche zu Branche, aber sie variiert auch saisonal, so dass Sie vielleicht die Zeitentwicklung vierteljährlich verfolgen und mit ähnlichen Unternehmen vergleichen möchten. Die Kenntnis über dessen Wertes kann Preisgestaltung, Kosten und Vertriebsaktivitäten beeinflussen.
Bilanz
Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der Vermögenswerte und Schulden des Unternehmens (was es besitzt und was es schuldet). Auf der Aktivseite sind Immobilien, Maschinen und Kassenbestände, Bankkonten und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen die wichtigsten Posten. Die Verbindlichkeiten umfassen Bankdarlehen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, aber auch Eigenkapital und Gewinnrücklagen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass kurzfristige Forderungen und Mittel mit kurzfristigen Verbindlichkeiten im Gleichgewicht sein müssen, damit das Unternehmen liquide bleibt.
Umsatz aufgeschlüsselt nach Kunden
So wie Sie verfolgen müssen, wer Ihrem Unternehmen schuldet, sollten Sie darauf achten, den Überblick darüber zu behalten, welche Kunden in einem bestimmten Zeitraum den größten Umsatz generieren. Die Einnahmen durch wiederkehrende Kunden ist in vielen Branchen von entscheidender Bedeutung, daher müssen Sie eine gute Beziehung zu hochwertigen Kunden aufbauen, um eine zuverlässige und profitable Einnahmequelle zu werden.
Man sollte aber auf die Verhältnisse achten, und keiner Einnahmequelle oder Schlüsselkunden zu hohe Anteil zulassen, da dies ein Risiko darstellt. Denken Sie an einen einzelnen Kunden, dessen Abgang Ihr gesamtes Geschäft ruinieren würde, weil es so stark davon abhängt. Daher sollte ein gesundes diversifiziertes Kundenportfolio aufgebaut werden. Dabei hilft dieser Bericht.
Forderungsalterung
Nachdem das Produkt verkauft, die Dienstleistung erbracht und die Rechnung gesendet wurde, muss der Betrag einfließen. Der gealterte Kundenforderungsbericht zeigt, seit wie vielen Tagen jede Kundenrechnung abgelaufen sind, z.B. die Summe der überfälligen Rechnungen, die 1-30, 31-60, 61-90, 90+ für die jeweiligen Kunden oder für die gesamte Kundenpopulation abgelaufen sind. So behalten Sie den Überblick, welche Kunden ständig mit der Rechnung in Verzug sind, wie viel ausstehende Forderungen es gibt usw.
Eine schlecht verwaltete Debitorenbuchhaltung ist eine der Hauptursachen für Cashflow- und Liquiditätsprobleme in kleinen Unternehmen. Die Verweigerung von laufenden Service- oder zusätzlichen Versandanfragen an diese Kunden schützt Unternehmen davor, ausgenutzt zu werden und finanzielle Interessen zu wahren. Diese Berichte können leicht auf der Grundlage von Buchhaltungs- und Bankdaten automatisiert werden, und es lohnt sich, sie wöchentlich auszuführen, damit das Unternehmen den "Einkassierungsprozess" aktiv steuern kann.
Verbindlichkeitenspiegel
Der Verbindlichkeitenspiegel gibt an, welche Lieferanten das Unternehmen wie viel und wie lange schuldet. Überfällige Zahlungen können Ihre Geschäftsbeziehung ruinieren, zu Verzugszinsen und zusätzlichen Kosten führen. Es lohnt sich auch, diesen Bericht wöchentlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen pünktlich zahlt oder bei Schwierigkeiten pünktlich mit Lieferanten abstimmt.
AR-Tage vs. AP-Tage-Bericht
Die Tage der Debitorenbuchhaltung sind die durchschnittliche Anzahl der Tage, die ein Unternehmen benötigt, um für Produkte/Dienstleistungen bezahlt zu werden. Das Verhältnis zwischen diesen beiden Zahlen zeigt die Verfügbarkeit von Bargeld an. Dieser Bericht kann Ihnen helfen, Ihr kurzfristiges Vermögen mit Ihren kurzfristigen Verbindlichkeiten in Einklang zu bringen.
Dieses Verhältnis kann je nach Branche stark variieren, daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, diese Kennzahl mit früheren Zahlen und mit ähnlichen Unternehmen innerhalb derselben Branche zu vergleichen. Die regelmäßige Zusammenstellung dieses Berichts und die Analyse von Trends hilft Unternehmen, ihre Geschäftsabläufe anzupassen, z.B. Zahlungsbedingungen für Kunden ändern und/oder mit Lieferanten zusammenarbeiten, um flexiblere Zahlungsoptionen zu gewährleisten oder den Rechnungszeitpunkt zu verschieben.